영어로 이메일 작성하기

안녕하세요? 오늘은 영어로 이메일을 작성하는 법에 대해 이야기 해볼까 합니다. 

필자는 일하는 회사에서만 하루에 최소 20통이 넘는 이메일을 받는데요. 그 중에 정보를 위한 이메일도 있고 케주얼한 이메일도 있지만 대체로 내용을 제외하고는 갖춰진 형식은 비슷합니다.

필자는 이메일의 전체적인 구조를 이렇게 만듭니다.

인삿말 / 안부

이메일을 보내는 이유 

내용 / 솔루션 / 질문

맺음말

인삿말 또는 소개

1- 인삿말에 넣을 내용들은 대략 Hello, Hi, Dear를 쓰는데 대부분 Hi를 많이 씁니다. Dear는 많이 안 씁니다.

Hi를 쓰고 이름을 쓴 다음에 코마(,)를 넣어줍니다. 예로 들어 "Hi Tom," 이렇게 적어줍니다. 한명이 아닌 여러명일 경우에는 "Hi Guys," 나 "Hello all," 이름에 들어갈 부분에 사람의 수에 따라 Everyone이나 All 또는 Team을 적어줄 수 있습니다. 

필자는 주로 이메일을 아침에 많이 쓰는데 이럴 때 "Good morning Tom,"이나 "Morning Guys,"씁니다. 

2 - 만약에 누군가에게 처음 이메일을 보낸다면 인사를 마친 후 "This is 이름 from 회사이름"를 적어서 어디에서 이메일을 보내는지 알려줘야 합니다. 

딱딱하게 바로 내용으로 넘어가지 않고 필자는 I hope you are well (잘 지내고 있기를 바란다) 등을 적어줘서 친근함을 나타내주기도 하거나 오랫동안 이야기를 안 한 사람들과는 How have you been? (그동안 어떻게 지냈어?)를 적어주는데 이건 옵션.

이메일을 보내는 이유 / 내용, 솔루션 또는 질문

이 부분에서는 왜 이메일을 보내는지에 대한 배경을 설명합니다. 예를 들어 만약에 호텔을 예약했을 때나 차를 렌트했는데 취소나 예약 변경을 하고 싶은 경우에 왜 보내는지에 대해 설명을 해야 합니다.

예시 1 - I'm sending this email to (change my accommodation date; 바꾸는 부분),  

예시 2 - My reference(booking) number is 123456, I'd like to (change my booking date) 

예시 3 - I'd like to (cancel/change/book) two tickets for the concert on 27th of November. 

예시 4 - I'm afraid to say that I need to cancel my booking, my booking number is 123456.

예시 4 - I'm having difficulty booking a single room.

이메일을 보내는 이유에 이유를 적었다면 어떻게 하고 싶은지에 대한 그 다음 계획이나 내용을 설명해야 하며, 또는 질문을 합니다.

예시 1 - Please let me know if you need any further information about this (이것을 위해 더 자세한 정보가 필요하다면 알려주길 바랍니다)

예시 2 - It would be great if you could let me know how to get there (거기를 어떻게 가는지 알려주면 정말 최고겠다)

예시 3 - Could you let me know if it's doable? (이게 가능한지 알려주시겠어요?)

맺음말

맺음말은 너의 답변을 기다리겠다 또는 감사의 표시를 적어주는데, 필자의 경우는 "I'm looking forward to hearing from you"을 써서 너에게 답변이 오기를 기다리겠다 식의 말을 보내줍니다. 

맺음말의 표시로 "Many thanks" "Cheers" "Thanks heaps" "Regards" "Best Regards" "Kind Regards" "Sincerely" 등을 적어주고 코마(,)를 찍어줍니다. 

한번도 만나지 못했거나 이메일 또는 말을 해본 적 없는 사람에게는 맺음말을 "your sincerely" 나 "Sincerely"로 하는 것이 좋고, 이메일 또는 아는 사람과 대화를 하는 경우면 Regards가 들어 간 맺음말을 사용해도 됩니다. 다른 나라는 어떤지 모르겠으나 뉴질랜드는 케주얼하고 프랜들리 해서 Cheers를 압도적으로 많이 쓰는 것 같습니다 -_-;

예시 1 - 투어 예약을 할 경우 

Hi 에이전시 이름 , 

This is 작성자, I'd like to book the one day city tour at 9am tomorrow. 

We are a group of 4 people including a 6 year old girl. Could you let us know if this tour is available tomorrow?

If yes, please give us further information about payment, preparation, etc.

I'm looking forward to hearing from you.

Sincerely, 

작성자 이름

예시 2 - 예약한 호텔의 날짜 변경을 해야 할 경우

Hello 호텔이름,

I'm sending this email for changing booking date. I booked a twin room for 2 nights from 25th to 26th of Dec. The reference number is 000000.

I'm afraid but I need to change my plan, is it possible to change the date from 28th to 29th instead of 25th to 26th? 

Many thanks,

작성자 이름

제 블로그에 뉴질랜드 여행 또는 예약을 하러 오시는 분들이 있으시는데 이 글 내용이 도움이 되었으면 합니다!

오늘 웰링턴 날씨..내 헤어스타일이 딱 이짝이였음.